Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to obowiązkowy system dokumentacji dla przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż bez wystawiania faktur czy paragonów. Dotyczy głównie transakcji z osobami fizycznymi i rolnikami ryczałtowymi. System ten jest szczególnie ważny dla firm zwolnionych z kas fiskalnych.
To kluczowe narzędzie do rejestrowania codziennych transakcji. Pomaga w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Musi być prowadzona systematycznie. Jest niezbędna do prawidłowego wykazania przychodów.
Najważniejsze informacje:- Ewidencja jest obowiązkowa przy braku dokumentów sprzedażowych
- Wpisy należy prowadzić codziennie lub raz w miesiącu (w przypadku biura rachunkowego)
- Musi zawierać datę, kwotę i opis sprzedaży
- W JPK_V7 oznacza się ją symbolem "WEW"
- Stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych
- Musi być dostępna w miejscu prowadzenia działalności
Jak pobrać druk ewidencji sprzedaży bezrachunkowej
Druk ewidencji sprzedaży bezrachunkowej jest dostępny na stronach rządowych oraz w serwisach księgowych. Wzór ewidencji sprzedaży bezrachunkowej można też otrzymać w lokalnym urzędzie skarbowym.
| Format pliku | Zastosowanie |
|---|---|
| Do druku i ręcznego wypełniania, idealna dla małych przedsiębiorców | |
| Excel | Do prowadzenia elektronicznej ewidencji z automatycznym sumowaniem |
Dokumentację sprzedaży bezrachunkowej można prowadzić w formie elektronicznej, używając arkusza kalkulacyjnego. System musi zapewniać możliwość wydruku i archiwizacji.
Jakie informacje musi zawierać druk ewidencji?
Formularz ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wymaga kompletnego wypełnienia wszystkich pól. Dokumentacja musi być prowadzona chronologicznie. Każdy wpis wymaga potwierdzenia podpisem osoby odpowiedzialnej.
- Data sprzedaży
- Numer kolejny wpisu
- Opis sprzedanego towaru lub usługi
- Wartość sprzedaży netto
- Stawka VAT
- Kwota podatku VAT
- Wartość sprzedaży brutto
- Podpis osoby dokonującej wpisu
Brak wymaganych informacji może skutkować zakwestionowaniem ewidencji przez urząd skarbowy. Kary za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych.
Czytaj więcej: Księgi rachunkowe vs KPiR: Która forma lepsza dla Twojej firmy?
Instrukcja wypełniania dokumentu krok po kroku
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej? Zacznij od wpisania danych firmy. Nadaj dokumentowi unikalny numer. Przygotuj wszystkie dokumenty źródłowe. Wypełniaj zgodnie z chronologią zdarzeń.
Druk ewidencji sprzedaży detalicznej wypełniamy rozpoczynając od góry. Wpisujemy datę i numer kolejny pozycji. Następnie szczegółowo opisujemy sprzedany towar lub usługę.
W kolejnych kolumnach uzupełniamy wartości sprzedaży. Pamiętamy o prawidłowym wyliczeniu VAT. Na koniec sumujemy wszystkie kolumny.
Po zakończeniu dnia należy podliczyć całą sprzedaż. Potwierdzamy wpisy podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji.
Sposób numerowania i oznaczania dokumentów
Numeracja musi być ciągła i chronologiczna. Rozpoczynamy od numeru 1 na początku roku lub okresu rozliczeniowego.
Każdy dokument powinien mieć unikalny symbol. Można stosować własny system oznaczeń, ale musi być on spójny i zrozumiały.
Korekty oznaczamy dodając do pierwotnego numeru suffix "KOR". Każda korekta wymaga pisemnego uzasadnienia. Nie wolno używać korektora ani wymazywać wpisów.
Terminy i częstotliwość uzupełniania ewidencji
Ewidencję sprzedaży bez faktury należy uzupełniać na bieżąco. Wpisy powinny być dokonywane nie później niż następnego dnia po transakcji. Wyjątkiem są weekendy i święta.
W przypadku zdarzeń sporadycznych, można dokonywać wpisów raz w tygodniu. Zawsze należy zachować chronologię zdarzeń.
Przy współpracy z biurem rachunkowym, dopuszcza się zbiorcze wpisy miesięczne. Wymaga to jednak wcześniejszego zgłoszenia do urzędu skarbowego.
- Codzienne wpisy - do końca następnego dnia roboczego
- Wpisy tygodniowe - do poniedziałku następnego tygodnia
- Korekty - do 7 dni od wykrycia błędu
- Zamknięcie miesiąca - do 20 dnia następnego miesiąca
- Archiwizacja roczna - do 31 stycznia następnego roku
Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji
Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego. Dokumenty powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, kradzieżą i dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku kontroli, muszą być łatwo dostępne.
Miejsce przechowywania powinno być suche i bezpieczne. Dokumenty należy chronić przed wilgocią i światłem słonecznym. Warto zrobić kopie zapasowe najważniejszych dokumentów.
Archiwizacja elektroniczna wymaga odpowiedniego zabezpieczenia danych. System musi zapewniać możliwość wydruku dokumentów w dowolnym momencie.
Zasady udostępniania dokumentacji podczas kontroli
Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić ewidencję na żądanie organu kontrolnego. Kontrolujący ma prawo do wglądu w dokumenty źródłowe. Dokumentacja musi być kompletna i uporządkowana.
Podczas kontroli należy przedstawić również regulamin sprzedaży i politykę rachunkowości. Brak tych dokumentów może skutkować nałożeniem kary.
Co musisz zapamiętać o ewidencji sprzedaży bezrachunkowej?
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej wymaga systematycznego i dokładnego prowadzenia dokumentacji. Druk możesz pobrać w formie PDF lub Excel, ale najważniejsze jest regularne i prawidłowe uzupełnianie wszystkich wymaganych informacji. Pamiętaj o codziennych wpisach i właściwej numeracji dokumentów.
Zwróć szczególną uwagę na kompletność danych w ewidencji - data, opis, wartości i podpisy są kluczowe. Dokumentację przechowuj przez 5 lat, dbając o jej bezpieczeństwo i dostępność podczas kontroli. W razie współpracy z biurem rachunkowym, ustal jasne zasady przekazywania informacji.
Pilnuj terminów i nie zaniedbuj aktualizacji - to pomoże uniknąć kar i problemów podczas kontroli skarbowej. Regularne prowadzenie ewidencji sprzedaży bez faktury to nie tylko wymóg prawny, ale też narzędzie ułatwiające zarządzanie firmą.
Tagi
Udostępnij artykuł
