Odmowa wydania dokumentów przez biuro rachunkowe to poważny problem dla przedsiębiorców. Każde biuro rachunkowe ma prawny obowiązek zwrotu dokumentacji księgowej, nawet przy istniejących zaległościach w płatnościach. Sytuacja ta została jednoznacznie uregulowana przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2019 roku. Zatrzymywanie dokumentów jako forma nacisku na klienta jest niezgodne z prawem i może skutkować poważnymi konsekwencjami dla biura.
Najważniejsze informacje:- Biuro rachunkowe musi wydać dokumenty niezależnie od stanu rozliczeń finansowych
- Zatrzymywanie dokumentów grozi karą do 3300 zł
- Klient ma prawo zgłosić sprawę do urzędu skarbowego
- Biuro może ponieść odpowiedzialność karną za ukrywanie dokumentacji
- Wezwanie do zwrotu dokumentów powinno mieć formę pisemną
Prawa klienta do dokumentów księgowych
Dokumenty biura rachunkowego stanowią własność klienta - jest to podstawowe i niepodważalne prawo. Każdy przedsiębiorca ma pełne prawo dostępu do swojej dokumentacji księgowej, niezależnie od okoliczności. Wynika to bezpośrednio z przepisów prawa oraz orzecznictwa sądów administracyjnych.
Prawa klienta biura rachunkowego są chronione przez prawo. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 sierpnia 2019 roku (sygn. II FSK 2746/17) jednoznacznie potwierdził, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji. Dotyczy to również sytuacji, gdy klient zalega z płatnościami lub umowa została rozwiązana.
Obowiązki biura rachunkowego w zakresie wydawania dokumentacji
Biuro rachunkowe ma ustawowy obowiązek należytego przechowywania powierzonej dokumentacji. Musi zapewnić bezpieczeństwo i poufność wszystkich dokumentów księgowych.
Zatrzymanie dokumentów księgowych jako forma nacisku na klienta jest niedopuszczalne. Biuro nie może uzależniać wydania dokumentacji od uregulowania zaległych płatności.
Na żądanie klienta lub organów podatkowych, biuro musi niezwłocznie udostępnić całość dokumentacji. Termin "niezwłocznie" oznacza maksymalnie 7 dni roboczych.
Dlaczego biura rachunkowe odmawiają wydania dokumentów?
Najczęstszym powodem odmowy wydania dokumentów przez biuro są zaległości finansowe klienta. Biura próbują wykorzystać dokumentację jako zabezpieczenie swoich roszczeń. Takie działanie jest jednak niezgodne z prawem i może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Czasami biura tłumaczą się koniecznością archiwizacji dokumentów lub trwającymi kontrolami skarbowymi. Nie są to jednak uzasadnione powody do odmowy wydania oryginałów dokumentacji. Biuro może jedynie zachować kopie na potrzeby własnej dokumentacji.
Kroki do odzyskania dokumentów od biura rachunkowego
Krok 1: Pisemne wezwanie
Pierwszym krokiem w postępowaniu w sprawie zwrotu dokumentów jest wysłanie pisemnego wezwania. Należy wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, określając dokładnie zakres żądanej dokumentacji.
W wezwaniu warto wyznaczyć konkretny termin na zwrot dokumentów, np. 7 dni roboczych. Należy powołać się na obowiązujące przepisy i wyrok NSA.
Krok 2: Zgłoszenie do urzędu skarbowego
Jeśli biuro nie reaguje na wezwanie, kolejnym krokiem jest złożenie skargi do urzędu skarbowego. Urząd ma prawo żądać od biura rachunkowego wydania dokumentacji. Może również nałożyć karę finansową za niewykonanie tego obowiązku.
Skargę należy złożyć pisemnie, załączając kopię wezwania i potwierdzenie jego nadania. Urząd skarbowy ma 30 dni na rozpatrzenie sprawy i podjęcie działań.
Krok 3: Postępowanie sądowe
Gdy interwencja urzędu nie przynosi rezultatu, pozostaje droga sądowa. Sprawę można skierować do sądu cywilnego, żądając wydania dokumentów oraz odszkodowania. Warto wcześniej skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie gospodarczym.
Postępowanie sądowe może trwać kilka miesięcy. Sąd może nakazać natychmiastowe wydanie dokumentów w trybie zabezpieczenia powództwa. Koszty postępowania ostatecznie ponosi strona przegrywająca.
- Zachowuj kopie wszystkich pism i wezwań kierowanych do biura
- Dokumentuj każdy kontakt z biurem rachunkowym (e-maile, notatki z rozmów)
- Przechowuj potwierdzenia nadania i odbioru korespondencji
- Zabezpiecz kopie umowy i wcześniejszej korespondencji z biurem
Konsekwencje dla biura rachunkowego za zatrzymywanie dokumentów
Biuro rachunkowe może otrzymać karę finansową do 3300 zł za odmowę wydania dokumentacji. Jest to kara nakładana przez urząd skarbowy.
W przypadku celowego ukrywania lub niszczenia dokumentów, biuro może ponieść odpowiedzialność karną. Grozi za to kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Dodatkowo, klient może dochodzić odszkodowania za szkody wynikłe z zatrzymania dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy brak dokumentacji uniemożliwił terminowe rozliczenia podatkowe.
Przepisy prawne regulujące wydawanie dokumentów księgowych
- Wyrok NSA z 1 sierpnia 2019 r. (sygn. II FSK 2746/17)
- Art. 74 ustawy o rachunkowości
- Art. 276 Kodeksu karnego
- Art. 86 Ordynacji podatkowej
- Art. 288 § 1 Ordynacji podatkowej
- Art. 53 ustawy o doradztwie podatkowym
Jak zapobiegać problemom z odzyskiwaniem dokumentów?
Najważniejsze jest precyzyjne określenie zasad przechowywania i zwrotu dokumentacji w umowie z biurem rachunkowym. Warto uwzględnić konkretne terminy i procedury przekazywania dokumentów.
Dobrą praktyką jest prowadzenie własnego rejestru przekazywanych dokumentów. Każde przekazanie dokumentacji powinno być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.
Warto również regularnie wykonywać kopie najważniejszych dokumentów przed przekazaniem ich do biura. W dobie cyfryzacji można rozważyć przejście na elektroniczny obieg dokumentów.
Skuteczne odzyskiwanie dokumentów od biura rachunkowego - co musisz wiedzieć?
Odzyskiwanie dokumentacji księgowej wymaga systematycznego działania. Zaczynamy od pisemnego wezwania, przez zgłoszenie do urzędu skarbowego, aż po ewentualną drogę sądową. Najważniejsze to działać szybko i konsekwentnie, dokumentując każdy krok w procesie odzyskiwania dokumentów.
Pamiętaj, że prawo stoi po Twojej stronie. Zatrzymanie dokumentów księgowych przez biuro rachunkowe jest niedopuszczalne, niezależnie od okoliczności. Biuro może ponieść poważne konsekwencje, włącznie z karą finansową do 3300 zł i odpowiedzialnością karną.
Najskuteczniejszą metodą uniknięcia problemów jest odpowiednie zabezpieczenie swoich interesów już na etapie podpisywania umowy. Precyzyjne zapisy dotyczące zwrotu dokumentacji, regularne tworzenie kopii i prowadzenie rejestru przekazanych dokumentów znacząco ułatwią ewentualne postępowanie w sprawie zwrotu dokumentów.
Tagi
Udostępnij artykuł
